Een rouwkaart verzenden – hoe werkt het?

We schreven al eerder over rouwkaarten en de keuzes die je moet en kunt maken in het samenstellen en opmaken ervan. Bij het verwerken van rouwkaarten hoort natuurlijk ook het verzendproces, wat voor een groot deel buiten je eigen handelen ligt (maar wel belangrijk is!). Daarom delen we ons blog van vandaag wat praktische informatie over dit praktische te regelen stuk rondom de rouwkaarten die je wilt versturen.

Timing
Al is er een hoop te regelen – je wilt rouwkaarten graag binnen afzienbare tijd de deur uit hebben. Omdat, zeker voor mensen die net wat verder van de overledene staan dan de weleens ‘inner circle’ genoemd, je mensen tijdig op de hoogte wilt stellen over de uitvaart, locatie, tijden en voorkeuren. Hoe sneller je kaart wordt bezorgd, hoe prettiger het normaal gesproken wordt ervaren.

Verzenden en bezorgen
Hoewel een rouwkaart in theorie een normale kaart is (een kaart in een envelop met een postzegel), is het niet aan te raden deze ook als zodanig te proberen te verzenden. Omdat je graag wilt dat post snel aankomt, maar ook wilt dat verzending en tracering ervan goed verloopt. Daarom worden rouwkaarten vrijwel altijd (een uitvaartondernemer zal je dit ook vertellen) in verzamelenveloppen gebundeld en vervolgens buiten de andere post verwerkt. Zo heeft een verzamelenvelop bijvoorbeeld een barcode waarmee je in staat bent te traceren.

Adressering
Veruit de meeste mensen kiezen ervoor om het adresseren van de rouwkaarten over te laten aan de organisatie die ook de rouwkaarten drukt. In dat geval zit je aandacht vooral in het samenstellen van de perfecte rouwkaart en liggen de praktische kanten van de afhandeling ervan bij een professional. Dat neemt echter niet weg dat het samenstellen van de adressenlijst soms een lastige klus kan zijn. En dat is iets wat echt op de schouders van de nabestaanden ligt. Maar, wanneer zo’n adressenlijst beschikbaar en compleet nemen we zaken vanaf dan graag uit handen.

Vaak gebeurt dat door (in een duidelijk voorbeeldformat) een Excel bestand met de benodigde gegevens aan te leveren. Waardoor adressering ook uit handen genomen kan worden. Wel zo fijn!

Rouwzegels
Naast de verzamelenvelop, is het ook gebruikelijk om rouwpost te adresseren met speciale rouwzegels. Deze kosten net zoveel als een normale postzegel, maar kent als voordeel dat het niet alleen een gepaste frankering toont bij het type post. Daarnaast is het nogmaals een helder signaal dat het rouwpost betreft die met een overduidelijke aandacht en zorgvuldigheid moet worden verwerkt.

Design4Memories neemt je het werk uit handen
We weten als geen ander dat je bij een overlijden al genoeg aan je hoofd hebt en dat er veel regelwerk is. En dat dan ook nog in een periode waarin emoties de boventoon voeren. Dan is het dus fijn als je een ervaren bedrijf kunt gebruiken om je te helpen bij je drukwerk en verzending. (En, als je wilt, het volledig persoonlijk samenstellen van een ontwerp).

Lees hier meer over drukwerk en verzending en aanleverspecificaties van je rouwdrukwerk.