Deze veel gemaakte fouten wil je vermijden bij (het versturen van) rouwpost..

Voor de meeste mensen is het verwerken (opstellen, regelen, verzenden) van rouwpost zoals een rouwkaart of condoleancebrief geen dagelijks werk en gelukkig maar ook. Dat gezegd hebbende, is dit soort correspondentie wel heel belangrijk en gevoelig. Het is het type post dat je maar 1x stuurt, vaak beladen is en bol staat van emotie. Je wilt dus graag dat dit helemaal tiptop in orde is, want je krijgt maar een kans.

Daarom in ons blog van vandaag aandacht voor de veelgemaakte fouten die we tegen komen (en natuurlijk voor je herstellen wanneer dat in onze macht ligt) in onze dagelijkse praktijk. Hier willen we je graag voor behoeden.

Typefouten

Eerlijk is eerlijk; een typefout is nooit echt oké. Niet in een e-mail, niet in een krantenartikel. Maar bij rouwcorrespondentie die je maar eenmalig verstuurt, is het natuurlijk nog veel vervelender. Het is dus een open deur om te zeggen dat je teksten goed moet nakijken.

Een handige en logische tip hierin is om te zorgen dat meerdere mensen de informatie onder ogen krijgen. Laat meerdere mensen naar de kaart kijken en zorg ook dat ze specifiek kijken naar de teksten om te controleren op fouten. Even de algehele blik laten varen en je concentreren op de tekst die er staat.

Verkeerde naam

De naam van de overledene wordt vaak wel goed gespeld, al zijn dubbele of doopnamen ook soms aan lastige spelling onderhevig. Maar het komt meer dan eens voor dat in de namen van familieleden een foutje sluipt. Dat ‘Marion’ ineens als ‘Marjon’ op de kaart staat of Kees ineens Cees is geworden.

Hoewel het in het groter geheel misschien maar een klein onschuldig foutje lijkt, kan het voor degene wiens naam fout gespeld is in een emotioneel beladen tijd, heel vervelend zijn.

Oude adressen

Ook na het opstellen van de perfecte kaart met meerdere spellingschecks, kan er nog wat mis gaan. Het addresseren van rouwpost kan een flinke klus zijn. Waar je soms een volledig actuele digitale adressenlijst beschikbaar hebt, kan het ook zijn dat het (samen met andere familieleden) zoeken is naar adressen, samen sprokkelen wordt of het oude handgeschreven adressenboekje hanteren wat nog in een lade ligt.

Met welke vorm je ook te maken krijgt; adressen veranderen en het is vervelend als iemand een kaart niet krijgt omdat het adres niet meer juist is (oud) of er foutjes sluipen in de postcode versus straatnaam wat ontvangst ook in de weg kan staan.

Personen die er niet meer zijn

Een bijzonder pijnlijke fout die soms onvermijdelijk lijkt en natuurlijk nooit met opzet is, is het sturen van post naar of op naam van iemand die er zelf niet meer is.

Zeker bij ouderen die overlijden, is de kans groot dat delen van hun familie- of vriendenkring ook met overlijdens te maken heeft gekregen in de recente periode. Het ontvangen van post voor iemand die je al hebt moeten verliezen, is pijnlijk en emotioneel.

De adressenlijst vraagt soms dus een kritische blik op juistheid en actualiteit, voor zover je dat als nabestaande kan beoordelen.

Rouwpost niet als rouwpost verzenden

Rouwcorrespondentie kent een prioriteit en wordt dus ook als separaat posttype behandeld door de bezorgdienst, met extra aandacht en zorg. Zorg er dus altijd voor dat je gebruik maakt van bijvoorbeeld verzamelenveloppen en dat duidelijk is dat het rouwpost betreft, voor een snelle en accurate levering.